こんにちは、昇高弘典です。
今回は工務店がDXを進めるためには何から始めれば良いのか、そしてどのような順番で進めると目標を達成できるのかについて解説します。
- 「業務量が増えて人手が足りない」
- 「生産性をもっと上げたい」
- 「ムダな業務を無くして効率的に働ける環境にしたい」
そんな悩みを持っている方のために、実際に工務店という現場でDXを進めてきた私自身の経験談を基に、解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
【実践結果】地方工務店という現場でDXを行って分かったこと
まずは、私が実際に工務店という現場で働きながらどのようなにDXを進めてきたいのか？そして、その結果と失敗について見てきましょう。
DX実践前の現状と課題
私が工務店で社員として働き始めたのは、2022年4月でした。当時はコロナ化ということもあり、対面での接客や打ち合わせのたびに社員の方は、気を使っているような雰囲気がありました。
一方で、地方の小さな工務店だったので、業務のデジタル化に取り組む余裕がなく、昔ながらのやり方で業務を行う状況にありました。
たとえば、設計チームのデスクを見ると、設計の仕様変更をしたい箇所が出たとき、「図面を印刷して、付箋にメモを書いて、付箋を資料に貼って、設計担当のデスクに資料を置いておく」といったとてもアナログ的な業務が日常的に起きている状況でした。
その他にも、社内の全員に共有したい内容が発生したい場合、一人ずつ声掛けをして全員を一か所に集めて、ミーティングをするような状況でした。
正直、私がこの環境に入ったとき、「なんて非効率なんだ、、、ありえない」と思いましたが、よくよく話を聞いてみると、社内のほぼ全員の人が「もっと効率的にできるなら、そうしたい。」と話していました。
ただ、工務店はさまざまな業務に毎日追われていて、業務効率のための作業をする時間が取れないというのが現状だと思います。
そこで、自ら先頭に立ってDXを進めると名乗りを上げました。ここだけの話ですが、上に述べたような業務のやり方では、私自身が働き続けるのがしんどいと感じたというのが正直なところですが。
現場で行ったDX施策
では、実際に工務店でどのような業務についてDXを進めてきたのかについて、紹介します。
私が2022年4月から2年間でDXにつながるような改善内容は以下のようなものです。（普段はマーケティングの仕事をしているので、余裕があるときにDX業務を進めています。）
- 社内ネットワーク環境の見直し
- 社内NASデータのクラウド化とデータ整理
- 会社Eメールのアドレス変更と普及
- 社内業務カレンダーの導入と普及
- ビジネスチャットの導入
- 積算業務の完全電子化
- 住宅オーナー様向け設計データ共有サービスの構築と運用開始
- 設計用3Dモデリングソフトの見直しと利用方法の変更
- ChatGPTの一部導入
1つずつ詳しく解説していきます。
施策：社内ネットワーク環境の見直し
DXを進める上で絶対的に必要になるのが、快適なネットワーク環境です。ここで言うネットワーク環境とは、インターネットだけなく、社内各種端末や無線の環境なども含みます。
私がネットワークの見直しを始めた時点では、業務用端末の設置から、UTMやウイルス対策ソフトの設置まで完全に外部委託していました。
これまで通りの運用であれば問題ないのですが、DXを進めようと思うと無線のネットワークに負荷がかかったり、端末が増えてUTMの機能が十分でないなどの問題が起きます。
なので、一通り社内のネットワークについてリサーチした上で、どの端末を変更するのか、どのようなネットワーク図とするのかなどをしたの図のようにまとめました。（こちらは概念図なので、実際の設置状況とは異なります。）
このような完成イメージを基に、各端末のグレードアップや仕様変更、設置位置の変更などを行いました。導入費用として約20万円予算を確保して、以下のような予算配分としました。
- PCのメモリ増設4台分 3万円
- HDD→SSDへの換装3台分 5万円
- グラフィックボードの換装3台分 5万円
- UTMのグレードアップ （※別途月額契約）
- ルーターの追加設置 2万円
- ビジネススイッチハブの追加設置 2万円
- LANケーブルのcat5→cat6への仕様変更 2万円
- IPv4からIPv6通信への変更
- etc 1万円
結果として、社内優先端末からインターネットを利用した場合、インターネットスピードは30Mbpsから300Mbpsとなり、ZoomやGoogle Meetを使用する際の通信障害などを減らすことができました。
施策：社内NASデータのクラウド化とデータ整理
私が働き始めた2022年4月当初は1TBのNASが事務所に設置されており、そこにCADデータや過去の物件データなどが保管されている状況でした。
このため、事務所から外に出る営業社員や施工現場で打合せを行う設計社員は、持ち出したい資料を事務所で印刷してから外出するという手間がありました。
また、緊急で必要な資料がある場合は、事務所にいる事務社員に電話をかけ、資料をメールで送付してもらうというようなムダな業務が発生していました。
そこで、社内のNASに保管されているデータのクラウド化に取り組むことにしました。今回はGoogle WorkSpaceというSaaSのサービスを利用したクラウド化に決めました。
これにより、社員が共有で使えるGoogle Drive（クラウド版のNAS）のデータ量が16TBとなり、これまでデータ量の問題から各個人のデスクトップやHDDに保管されていたデータもすべてクラウドでの管理に移行することができました。
また、貸与されているPCや端末から気軽に共有データにアクセスできるようになったため、事務所への移動や社員間の無駄な業務連絡を減りました。
コスト面では、クラウド化を行うことで発生する不要なコストを削ったため、費用の収支はほぼ0円に抑えることができました。
- Google WorkSpace導入 年間15万円
- NASの管理費 年間-2万円
- 過去のGoogleDriveサービス解約 年間-1万円（Google WorkSpaceではない個人用のドライブ）
- HDDの追加購入 年間-2万円
- 用途不明なウイルス対策ソフトサブスク 年間-2万円
- 会社Eメール用サーバーの解約 年間-8万円 （次項にて詳細を説明）
施策：会社Eメールのアドレス変更と普及
どんなビジネスでも必須のEメールアドレス。これがDXを進める上で大きなハードルになる可能性があります。実際に私自身も会社メールの見直しという作業で、大きな失敗やトラブルになりかけたことがあります。
私が働く会社では、Eメールのアドレスが1つしかありませんでした。なので、ホームページからの問い合わせも、業者からの連絡も、社内のやりとりもすべて1つのメールでやりとりをしていました。
小さな会社であれば、1つメールアドレスに届くメールを社員全員が確認していれば問題ないのですが、会社の規模が大きくなると、自分の業務に関係ないメールが届くと邪魔な業務が増えてしまいます。
そこで、前述のGoogleWorkSpace導入をきっかけとして、会社のメールアドレスをすべて変更し、以下のような3つの種類のアドレスで運用することにしました。
- Infoメール （会社全体で使用するアドレス、社員全員が確認可能）
- グループメール（各業務別に設定するアドレス、設計グループや経理グループなど）
- 個人メール（会社から発行する個人のアドレス、個人間でやりとりに利用可能）
このように、大・中・小の3つの大きさで分類して、連絡内容に応じて使い分けるような仕組みに変更しました。結果として、自分のメールBOXに届く情報は自分に必要なものだけとなり、メールの確認や連絡業務の負担を減らすことができました。
施策：社内業務カレンダーの導入と普及
前述のメール変更と合わせて行った施策が、社内業務カレンダーの導入です。これまでもいくつかのツールで社員一人ひとりにカレンダー作り、社員同士の予定をカレンダーを介して確認できる方法を模索してきました。
しかし、導入から数カ月経つと、誰もカレンダーを見なくなり、予定を入力しなくなるという状況になり、何度も業務カレンダーの導入に失敗してきました。
そこで、今回はGoogleの各サービスとの連携に優れているGoogleカレンダーを導入して、社員全員に業務に関する予定を入れてもらうようにしました。
Googleカレンダーは、GmailやGoogleChat、GoogleMeetに届く内容をそのまま予定として入力できるなどの機能があるため、ハードルが低く、スムーズに導入することに成功しました。
導入から6か月以上経過した現在でも、社員のほぼ全員がGoogleカレンダーを利用しており、外出予定、出勤日の確認業務や社員間の無駄な報連相が減りました。
施策：ビジネスチャットの導入
会社メールの運用変更と業務カレンダーの導入に成功したので、次はビジネスチャットを導入することにしました。
ビジネスチャットは、SlackやChatWorkなどさまざまなサービスを利用してきましたが、最終的には「電話で連絡した方が早い。メッセージを読んでなかった」という問題が起こり、最終的にはLINEを使っていました。
ただ、LINEはプライベートと混ざるので、LINEを会社で使いたくないという社員もいて、チャットで業務連絡するという文化はありませんでした。
今回は、Gmailと同じ画面で操作できるGoogleChatの導入に挑戦しました。
Google Chatは他のビジネスチャットと異なり、メールのダッシュボードと同じ画面で使用することができます。なので、メールを確認しようとした際にチャットに届いてるメッセージに気づくなど、見落としを防ぐことができます。
また、他のビジネスチャットサービスと比較して、GoogleカレンダーやGoogle Task（タスクツール）、Google Keep（メモツール）との連携がしやすいため、記録業務の時間短縮ができます。
導入からおよそ4ヵ月が経過して、徐々にチャットを通じて業務連絡が行われるようになり、チャット文化がなじみつつあります。
施策：積算業務の完全電子化
重要なのに、デジタル化しにくい積算見積業務。
というのも、業者から送られてくる見積書を見ると、すべての見積書が電子で作られているはずなのに、電子で作った見積書を一度印刷して、FAXで送受信するような状況にありました。
さすがに、あきれるばかりでしたね。
おそらく、「パソコンが普及してなかった時代からこそうやったきた」という習慣について疑問を持つことなく、変更する必要がなかったからだと思います。
今回は、前述したようなクラウド化・デジタル化に伴って、積算業務と見積業務をすべてデジタル化することにしました。
具体的には、見積書の送付はすべてメール、積算データや見積に関する資料もすべてクラウドに保管というルールを設け、業務マニュアルの見直しを行いました。
結果として、これまで1ヵ月必要だった初回の見積書作成業務がおよそ2週間程度できるようになり、顧客のリードタイムを短くすることに成功。さらに嬉しいことに、設計業務に当てる時間が増えて、設計提案力の向上にもつながりました。
もちろん、デジタル化するためには、これまでどのような流れで業務を進めてきたのか、デジタル化することでどこに障害やリスクが発生するのかについて十分に検討する必要があります。
施策：住宅オーナー様向け情報共有サービスの構築と運用開始
前述のとおり、設計データのクラウド化に成功したため、引渡しを終えた住宅オーナー様向けに設計および施工に関する重要資料のクラウド共有化を実施することにしました。
たとえば、以下のような資料について電子化された資料をオーナー様のスマホからいつでも確認できるようにしました。
- 建築確認書（図面や概要書を含む）
- 公的な認定書の写し
- メンテナンス設備機器の取り扱い説明書
- etc
これにより引渡し後のアフターフォローをしやすく、リフォームや改築時に新築時の設計資料を探すといった手間を減らすことができるようになりました。
施策：設計用3Dモデリングソフトの見直しと利用方法の変更
私が働く会社ではArchi Trendという3Dcadソフトを使用して、間取りや仕様の細かい設計提案を進めています。
しかし、ソフトの都合上、各デスクトップ端末ごとに別々のcadデータを保管する必要があり、設計チームにおけるデータ共有に問題がありました。
そこで、今回は3Dcadの設定を見直し、データをクラウドに一括管理することで共有をスムーズに行えるように運用方法を改善しました。
以下が私が実際にモデリングソフトを使って作成した3DCGパースの事例です。
お客様への営業提案時に上のようなCGパースを用いることで、完成をイメージすることができ、営業の契約率UPを達成することができます。
DXを行った結果と今後の展望
ここまで述べたようなDX施策を現場で実行していくなかで感じたことについて、私なりの意見を述べます。
まず、DXの施策を実行してみた感想として、「システムを導入することよりも、それを組織に普及させることの方が遥かに難しい」ということです。組織は大きければ大きいほど、難しいと考えてください。
たとえば、デジタル機器の扱いに慣れていない方向けに、使い方を説明しようとすると、そもそもベースとなる知識が不足しており、何度説明しても説明が伝わらないという問題が起きます。
特にトップダウンのような形態の組織では、トップの意識改革から行わなければ、意味がありません。
また、今のところDXを進めようとしなくても、ある程度の仕事、お金、人、物を集めることができるので、工務店経営上の緊急課題になることはないでしょう。
では、DXは進めなくても良いのかというと、それは違います。今後はさらに人手不足が行い、技術の革新に追いつけなくなる組織は、市場において相対的に弱い立ち位置に追いやられます。
この記事を執筆している2024年時点では、まだまだ挽回の余地は残されているので、ぜひあなたの工務店でもあなた自身が先頭に立ってDX化を積極的に進めてください。
DXをしたい工務店におすすめの手順と注意点
ここまで、私がどのような取り組みをしてきたのかについて解説しました。しかし、現実問題として日常業務に追われるなかで、どのような手順でDXを進めていけば良いのかという問題は解決していません。
なので、ここから私の実践経験を踏まえて、5つのステップでDXを進める道筋を示します。すでに完了している項目については飛ばして読んでください。
手順①社内ネットワーク環境の見直し
まずは、一番手をつけるべきは社内のネットワーク環境です。ここで言うネットワークとは以下のようなものが含まれます。
- インターネット
- 無線LAN環境
- 有線LAN環境
- デスクトップPC、ノートPCと周辺機器
- NAS、複合機、モニター
これらの機器について、ストレスなく作業できるか、ウイルス対策ができているか、データのバックアップはできているかなどをチェックしましょう。
たとえば、デスクトップPCであればモニターは1枚よりも2枚の方が作業スピードを確実に上げることができますし、古いPCならばSSDに換装するだけで一つ一つの作業がサクサク動くようになります。
注意点
- ウイルス対策は必須だが、やりすぎは注意
- 設計用PCは盛りすぎスペックぐらいがちょうどいい
- 一回で完璧なネットワークになることはない
社内ネットワークを見直すとき、「最初の1回で完全に使いやすい環境にすることは難しい」と理解しておくと良いでしょう。
プロの依頼する場合は別ですが、自分でケーブル配線や端末の設置位置を変更したりする場合、初期設定を済ませた後に、もっとこうした方が良いとなる場合があります。
完全に整備してしまうと後でやり返しができないので、自分で環境を作るときは少しずつテストをしながら進めましょう。
手順②社内データのクラウド化
社内ネットワーク環境の見直しができたら、次は社内に設置されているNASやサーバーのデータをクラウド化する作業を進めましょう。
クラウドに上げることで、アクセス可能な端末であればどこからでもデータにアクセスできるようになり、印刷や保管の手間をグッと減らすことができます。
ネットワーク初心者でも、GoogleWorkSpaceやOffice365などのSaaSサービスを利用すれば手軽にクラウド化ができます。
注意点
- クラウド化反対派が必ず出てくる
- すべてのデータを必ずバックアップした状態で作業を進める
- クラウド化は少し強引に進めるぐらいでちょうどいい
実際に私が現場で社内共有のデータのクラウド化する際に課題になったのは、システムではなく人でした。
- 「どこにデータがあるのか分からなくなった」
- 「重要なデータだから消してほしくない」
- 「使い方が分からない」
といった意見がありましたが、その都度問題を解決しながら、最終的にはすべてのデータをクラウドに移行しました。
反対意見があったものの、いざ移行してみると「使いやすくなった」と言われることもあります。社内に味方を一人見つけて、一緒にクラウド化に取り組んでみてください。
手順③eメールとチャットの整備と普及
共有データのクラウド化が完了したら、次はメールやチャットなどの連絡手段についてアップデートしましょう。たとえば、メールアドレスを新しく発行したり、グループチャットを立ち上げるなどの作業を行います。
逆にこの時期にやっておかないと、せっかくクラウドに上がったはずのデータを印刷して、手描きのメモを残すなどの意味のない業務が発生することになります。
注意点
- 積極的に使う人を増やす
- 昔のやり方を半強制的にやめさせる
- 関係会社にも協力を依頼する
メールやチャットなどは使うかどうかは、使う能力があるかではなく「使いたい」と思うかどうかで決まります。
たとえば、「いままでは電話でやってきたから、FAXの方が使いやすいから、チャットは読み飛ばす可能性があるから」などの意見が多方から出てくる可能性があります。
でも、将来的なことを考えると、確実にチャットやメールを使った業務連絡ができる方が会社を回す仕組みを作りやすいです。
たとえば、スプレッドシートをデータベースとして使用して、データベースが更新されたら、自動でチャットにメッセージを送信するなどの簡易システムを構築することで、業務を1つ減らすことができるはずです。
もし、チャット文化がなければ、いつまで経ってもこのような事務連絡的な業務の自動化は進みません。
手順④営業・設計・施工業務のデジタル化
社内ネットワークの整備、社内データのクラウド化、チャット文化の普及してきたら、ここまででDX推進のためのインフラが整ったので、具体的業務についてデジタル化を進めていきましょう。
たとえば、工務店の以下のような業務はデジタルに置き換えたり、半自動化できるはずです。
営業現場のDX
- 顧客リストや追客リストの管理
- 営業打ち合わせ室の管理
- 見積もり業務の半自動化
- etc
設計現場のDX
- 設計仕様変更の共有や連絡
- 図面やCADの完全電子化
- 積算の半自動化
- etc
施工現場のDX
- 現場管理のWEBカメラ設置
- 現場工程管理のクラウド化
- 現場打合せのオンライン化
事務経理現場のDX
- 経費精算のデジタル化
- 勤怠管理の半自動化
- 公的申請業務の完全電子化
注意点
各業務のデジタル化や自動化を進める際に注意すべきことは、その業務について詳しい人と一緒に業務効率化を進めるということです。
たとえば、私の場合は主な業務が広報マーケティングなので、設計や経理などの業務の詳細は理解していません。
となると、業務をデジタル化した際に発生する問題や具体的な業務の進め方が分からないので、何から手を付ければ良いのか分からないまま、DXが進みません。
なので、必ず各業務に詳しい人を一人以上味方につけて、DXを進めるようにしてください。
手順⑤社内DX人材の育成
ここまでくれば、ある程度の日常業務はデジタル化できている状態になります。ただし、これから追加で発生する業務や緊急発生する業務は何もしなければデジタル化しません。
なぜなら、人は何もしなければ今までのやり方で、失敗しないようにしようというマインドになってしまうからです。
ここで重要なことはDXを進めるあなた自身が先頭に立って、荒波に揉まれ失敗してでも積極的にDXを進めるというマインドです。そして、あなたに続く人材を育てることも必要です。一人でできることは多くなく、絶対に味方の協力が必要になる時が来ます。
ぜひ、DX人材を社内で育てる仕組みづくりにも取り組んでください。
まとめ
今回は工務店がDXを始めるために必要なことについて解説してきました。私自身、まだまだ勉強中ですべてをDX化・業務効率化できているわけではありません。
ただ、組織やチームのことを考えた時、この時点でDXを進めた方が良いだろうと思うことは積極的に取り組んでいます。
もし工務店では働いている、あるいは工務店を経営していて業務を効率化させたいと思っている方は今回の内容を参考に取り組んでみてください。では、また次回のブログでお会いしましょう。